Definiciones básicas

Procurement – Quiere decir adquisición y se refiere al proceso de obtener un producto o servicio. Esta es una palabra que va a escuchar mucho al hacer negocios con el gobierno. Otros términos que también podría escuchar son purchasing o acquisition y significan lo mismo que procurement.

Small Business – Un pequeño negocio según el U.S. Small Business Administration es una empresa que emplea menos de 500 personas. Aunque existen también otros factores para determinar si el negocio es pequeño, como sus ventas brutas.

Federal Acquisition Regulation (FAR) – Todos las agencias y departamentos del gobierno deben regirse a un conjunto de reglas llamadas FAR en sus procesos adquisición. Algunas agencias pueden tener ciertos reglamentos adicionales. Estos son procesos burocráticos que los dueños de pequeños negocios deberían conocer.

Otros términos importantes

Best value – Mejor valor, es la forma como evalúan los oficiales compradores a las mejores ofertas y contratistas. De esta forma ellos deciden quien les ofrece el mejor producto o servicio.

Blanket purchase agreement (BPA) – Hoja de acuerdo de compra, es un contrato que establece el precio, los términos, requerimientos, condiciones y periodos de venta pero NO la cantidad de productos o servicios que el vendedor se compromete a proveer al comprador.

Certificate of competency – Es un certificado otorgado por el Small Business Administration(SBA) que indica que la compañía es “Responsable”. Es decir que es una compañía competente, competitiva, con buen historial de crédito, integra, perseverante y tenaz. Es una forma de certificar a la entidad como una compañía que puede recibir y realizar contratos específicos del gobierno.

Commercial marketing representative (CMR) – Es un empleado del SBA que trabaja con contratistas principales grandes para asegurarse que pequenos negocios puedan competir para recibir subcontratos. Los CMRs también dan consejería a pequenos negocios sobre como contactarse con contratistas principales e identificar oportunidades de subcontratos.

Confidentiality Agreement – Son acuerdos de confianza entre dos o entidades que estipula como pueden compartir, utilizar y ensenar información entre ellos y otras entidades. Este contrato también especifica cuáles son las penalidades si no se cumple el contrato.  A este contrato también se lo llama Non-Disclosure Agreement o Advance Confidentiality Agreement.

Contracting Officer – Es una persona que tiene de autorizar, administrar y terminar un contrato por parte del gobierno. Este oficial puede también tomar ciertas determinaciones y otorgar multas.

Contractor team arrangement – Es una disposición de un equipo de contratistas en la que dos o más contratistas llegan a un acuerdo para formar una sociedad o un joint venture para actuar como un potencial contratista principal. También es un arreglo entre un contratista principal y uno o más subcontratistas para actuar en equipo según los requerimientos especiales de ciertos contratos gubernamentales o programas de adquisición.

Cooperative purchasing – Es una cooperación entre unidades gubernamentales. En la que combinan requisitos entre dos o más agencias para obtener el beneficio de comprar en volumen y así reducir costos y gastos operativos.

Default – Es cuando una entidad o compañía falla en cumplir los requerimientos del contrato.

Electrinic data interchange – Es la transmisión de información entre computadoras utilizando versiones electrónicas altamente estandarizadas de documentos de uso común en los negocios.

Fair and reasonable Price – Quiere decir precio justo y razonable que beneficie a ambas partes, teniendo en cuenta el acuerdo sobre las condiciones, promesas de calidad, y el tiempo de la ejecución del contrato. Precio “justo y razonable” está sujeto a limitaciones legales y reglamentos.

Full and Open competition – Significa competencia libre y abierta con respecto a una acción de contrato. Esto significa que todos los proveedores responsables se les permiten competir.

Line ítem – Es un elemento o articulo especifico en la solicitud que el proveedor debe especificar su precio por separado.

Multiple award – Son contratos adjudicados a más de un proveedor de suministros y/o  servicios semejantes. Se entregan estos contratos para los mismos tipos de artículos genéricos a diferentes precios.

NIGP Code – Es un sistema de clasificación de productos de propiedad promulgado por el National Institute of Governmental Purchasing, Inc. El Código NIGP es utilizado por 30 Estados para la clasificación de productos y materias primas para fines de contratación.

Procurement Center Representative (PCR) – Es un empleado del SBA que revisa las propuestas de adquisición en las oficinas del gobierno encargadas de comprar para asegurarse de que las pequeñas empresas tengan la máxima oportunidad posible para competir por las órdenes de contratación federal. Los PCRs están disponibles para aconsejar a pequeñas empresas sobre cómo hacer negocios con el gobierno.

Purchase Card – Es una tarjeta de crédito utilizada por el gobierno para pagar por bienes y servicios contratados. Esta tarjeta sustituye a la factura tradicional y los métodos de revisión de transacción con una transacción instantánea, esta transacción  electrónica captura todos los datos necesarios de la transacción y ofrece una forma de pago más oportuna al vendedor.

Request for Bid (RFB) / Invitation to Bid – Es una solicitud en la que los términos, condiciones y especificaciones se describen; y las respuestas no están sujetas a negociación.

Request for Proposal (RFP) – Es un documento que describe los requisitos de una agencia de gobierno y los criterios para la evaluación de las ofertas. Estas propuestas están sujetas a negociación.

Requisition – Requisición es un documento interno que envía una oficina de programa al departamento de compras que detalla los productos o materiales que se necesitan para satisfacer una necesidad específica.

Responsible offeror or bidder – Es un contratista que tenga la capacidad, tanto técnica como financiera, para ofertar y ejecutar un contrato.

Solicitation – Es un proceso utilizado para comunicar los requisitos de adquisición y para solicitar respuestas de los vendedores interesados.

Statement of work (SOW) – Es una declaración en la que se hace una descripción detallada de lo que requiere el comprador, incluyendo si es necesario, qué productos, servicios y métodos se utilizarán para satisfacer la necesidad.

Subcontract – Es un contrato entre un contratista principal y subcontratistas para proporcionar suministros o servicios para la ejecución de un contrato principal o subcontrato.

Termination – Significa cancelar o anular un contrato previamente otorgado. La cancelación por incumplimiento significa el contrato se terminó debido a que el contratista no pudo llevar a cabo el contrato. Terminación por conveniencia: es cuando se da por terminado el contrato a discreción del comprador (no necesita ninguna razón).